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Vários fatores contribuem para que tudo aconteça dentro do planejado, mas em resumo podemos enumerar:
Número limitado de vagas
é importante conhecer muito bem a infra-estrutura do local do acampamento, para poder definir a quantidade máxima possível de pessoas, a fim de não haver tumulto. É necessário checar a quantidade de banheiros, o tamanho da cozinha e local de refeitório, as acomodações existentes, o espaço reservado para barracas, etc.
É melhor limitar as vagas e oferecer um atendimento de qualidade do que permitir que aconteçam imprevistos indesejáveis por superlotação.
Parte espiritual
é a parte mais importante do acampamento. Alguém especial sempre é convidado a participar de todas as reuniões espirituais do retiro - de manhã e à noite.
A pessoa deve saber falar para os jovens, ter carisma, atrair a juventude. Não precisa ser alguém de fora. Geralmente contamos com a presença de gente da igreja mesmo, que tem riqueza espiritual para compartilhar com a moçada.
Hinos
é muito importante escolher hinos que marquem os jovens, que mexam com seus sentimentos e que tenham belas melodias. No decorrer do acampamento os jovens cantam cada vez mais forte e com mais emoção, até saberem todos os hinos de cor. Depois do acampamento esses hinos permanecem com os jovens por muito tempo e cada vez que forem cantados, trazem preciosas recordações.
Atividades sociais intensas
Trabalhamos com equipes, que são escolhidas na primeira reunião do acampamento. Cada equipe tem tarefas e competem entre si nas gincanas. As atividades mais apreciadas são as que acontecem à noite, como por exemplo a "caçada ao passarinho" onde pessoas que fazem parte de uma equipe de apoio escondem-se nas árvores do sítio e sopram apitos que imitam sons de pássaros. As equipes saem procurando encontrar cada um deles. O "passarinho" deve conferir se todos os membros da equipe estão presentes e então entregar uma tarefa à equipe. Ganha quem desempenhar a tarefa com mais sucesso e rapidez.
Pontuação
Cada equipe recebe uma clava. As clavas são moldadas em madeira, envernizadas e em cada uma delas é colocada uma fita, para definir a cor de cada equipe. A cada atividade realizada a equipe ganhadora recebe um adesivo, que é colado na clava. A equipe com mais pontos, é a vencedora.